Atribuciones y funciones Dirección Administrativa

Objetivo General:

Es responsable de dirigir, coordinar y supervisar el área administrativa de la TSS, las áreas de servicios generales y compras de la Institución.

✔ Supervisar y proponer controles de Políticas y Procedimientos en el Área Administrativa, de Compras y Servicios Generales.

✔ Proponer al Ejecutivo proyectos de políticas, normas y procedimientos en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones de la institución.

✔ Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo a su cargo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida.

✔ Detectar posibles problemáticas en las áreas administrativas y proponer alternativas de solución.

✔ Velar por la correcta aplicación de las normas y procedimientos referente a las compras de la institución.

✔ Proponer nuevas políticas y procedimientos en área que dirige.

✔ Analizar y autorizar solicitudes de compras de materiales y equipos.

✔ Velar por el buen estado, mantenimiento y funcionamiento de las áreas físicas, materiales y equipos de la Institución y las áreas comunes del edificio.

✔ Autorizar y revisar los pagos de caja chica del área.

✔ Garantizar la calidad de los servicios de comunicación telefónica, en coordinación con el área de Tecnología de la Información y Comunicación y la empresa proveedora de este servicio.

✔ Supervisar las funciones de compra y servicios generales de la institución.

✔ Determinar las necesidades y prioridades de los artículos solicitados, previa consulta con los Encargados y Director (a) de cada área.

✔ Hacer los Actos Administrativos de Compras y Contrataciones junto con el Encargado(a) de Departamento de Compras y Contrataciones.

✔ Convocar las reuniones y llevar la Agenda del Comité.

✔ Llevar a los miembros del Comité de Compras y Contrataciones el expediente completo para aprobaciones correspondientes.

✔ Participar en la elaboración del Presupuesto Anual y de Compras de la Institución.

✔ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior  inmediato.

 

La Dirección Administrativa cuenta con una estructura jerárquica a través de la cual realiza sus funciones, que son:

Departamento de Compras y Contrataciones

Funciones Principales:

✔ Elaborar en conjunto con la Dirección Administrativa el plan anual de compras de la institución y velar que los procesos de compra (en cualquiera de sus modalidades) sean divulgados, dando cumplimiento a las normativas.

✔ Dar seguimiento a la carga de los documentos del proceso de compra, al Portal de la Dirección General de Compras y Contrataciones y al Portal Institucional.

✔ Revisar los cuadros comparativos con las ofertas de los diferentes proveedores y verificar la organización de los expedientes para su presentación al Comité de Compras y Contrataciones.

✔ Velar que las decisiones del Comité de Compras y Contrataciones sean cumplidas a cabalidad, informando de las mismas a los involucrados.

✔ Asignar número único de compras y cargarlo en el portal de la TSS y la DGCP.

✔ Colaborar en la elaboración de los pliegos de condiciones para las compras que ameriten concurso de precios y/o licitaciones públicas para dar cumplimiento a lo establecido por la ley.

✔ Convocar el Comité de Compras para conocer de aquellas adquisiciones que excedan el límite máximo establecido.

✔ Preparar junto a la Dirección Administrativa las especificaciones técnicas y enviar las convocatorias.

✔ Elaborar actas de recepción de propuestas.

✔ Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.

✔ Mantener actualizado el catálogo de proveedores y precios para compras futuras.

✔ Aplicar correctamente las normas y procedimientos referentes a las compras de la institución.

✔ Supervisar las funciones de compra del personal bajo su cargo.

✔ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Departamento de Compras y Contrataciones

Funciones Principales:

✔ Planificar los servicios generales demandados por las diversas áreas.

✔ Responsable de recibir y tramitar solicitudes de reparación, mantenimiento o servicio de las diferentes áreas de institución.

✔ Supervisar el buen estado, limpieza, seguridad y funcionamiento de las áreas físicas, de los equipos y mobiliario de la institución.

✔ Tramitar las solicitudes de materiales y equipos que requiera la institución.

✔ Dar seguimiento a servicios de reparaciones de equipos, aires acondicionados, teléfonos, etc.

✔ Coordinar y supervisar las labores de transportación, trámite y archivo de correspondencia.

✔ Supervisar el suministro de materiales y equipos de la institución

✔ Llevar a cabo visitas periódicas a las diferentes oficinas de la TSS ubicadas en Unicentro Plaza, Plaza Sambil y el interior del país.

✔ Presentar informes de las labores realizadas.

✔ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior inmediato.