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Departamento de Compras y Contrataciones

División de Adquisiciones

Funciones Principales:

Recibir las solicitudes de compras, las comparará con el PACC, elaborará solicitudes de compras de acuerdo con el PACC y necesidades de la institución, y las asignará a la analista que corresponde según el tipo de compras.

Revisar los términos de presentación de propuestas de compras de menor cuantía.

Recibir, clasificar y tramitar órdenes de compras de materiales y equipos de oficina.

Custodiar las cotizaciones de los diferentes proveedores en los procesos de menor cuantía.

Elaborar cuadros comparativos de los oferentes de compras de menor cuantía de Compras verificando que cumpla con la normativa vigente.

Recibir y analizar las cotizaciones ofertadas, para determinar la más adecuada a los intereses institucionales.

Generar las Órdenes de Compras en el Sistema y llevar a autorización.

Preparar la información requerida para transparencia e informes a organismos reguladores.

Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.

Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Puesto: Vacante

División de Documental

Propósito del Puesto: Dirigir, coordinar y supervisar las labores de recepción, registro, clasificación y archivo de documentos y correspondencias recibidas y enviadas en la institución.

Tareas principales:

Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

Dirigir y supervisar la recepción, organización y registro de documentos que ingresen al área de archivo, de acuerdo con el sistema establecido.

Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos para el manejo del sistema de archivo.

Supervisar la clasificación, codificación y organización de los documentos recibidos.

Coordinar y supervisar el traslado de documentos hacia el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las normas vigentes.

Supervisar la preparación y uso de cronológicos del material archivado.

Ofrecer informaciones a personas interesadas, previa autorización.

Realizar inventario de los documentos depositados en el archivo.

Velar por el mantenimiento adecuado del archivo de las correspondencias enviadas y recibidas.

Presentar informes de las labores realizadas.

Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

Realizar otras tareas o fines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Nombre: Leissa Vargas

Puesto: Encargada Division de Documental

Teléfono: 809-262-0243

Departamento de Servicios Generales

Sección de Mantenimiento y Mayordomía

Propósito del Puesto:

Dirigir, coordinar y supervisar las labores de reparación y mantenimiento de equipos y planta física de la institución.

Tareas principales:

Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

Supervisar las labores de reparación y mantenimiento de equipos y plantas físicas de la institución.

Supervisar los trabajos de carpintería, plomería, electricidad y otros que se realicen en la entidad con proveedores externos.

Tramitar las solicitudes de reparación y mantenimiento en general.

Realizar inventarios de materiales.

Velar por el buen mantenimiento de los equipos y materiales de trabajo.

Realizar solicitudes de materiales y equipos necesarios para el desarrollo de las funciones del área.

Supervisión del trabajo del personal de conserjería.

Coordinar las rutas de los mensajeros de la institución.

Realizar inventarios de infraestructura y mobiliarios de la institución y realizar los mantenimientos preventivos.

Supervisar y/o realizar los trabajos menores de carpintería, plomería, electricidad y otros que se realicen en la entidad.

Presentar informes de las labores realizadas.

Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Nombre: Isidro Marte

Puesto: Encargado Sección Mantenimiento y Mayordomía

Sección de Correspondencia

Propósito del puesto: Dirigir, coordinar, organizar y supervisar las actividades relacionadas con la recepción, despacho y archivo de correspondencia variada en la institución.

Tareas Principales:

Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

Coordinar y supervisar la revisión, registro y clasificación de la correspondencia recibida y despachada.

Supervisar el sellado y asiento de la correspondencia certificada, en los libros correspondientes.

Organizar y dirigir las numeraciones y fechados de la correspondencia interna y externa.

Mantener actualizado el registro de la correspondencia recibida y despachada.

Recibir, desglosar y clasificar la correspondencia antes de ser distribuida a las diferentes áreas.

Elaborar resumen del contenido de la correspondencia, documentos y expedientes cursados en la institución.

Revisar todas las comunicaciones y documentos antes de salir de la institución para comprobar que estén debidamente firmadas, selladas y numeradas.

Velar porque el archivo se mantenga organizado de acuerdo con el sistema establecido.

Llevar registro y control de la entrada y salida de documentos archivados.

Suministrar información acerca de los documentos archivados.

Presentar informe de las labores realizadas.

Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Puesto: Vacante

Sección de Almacén y Suministro

Propósito del puesto: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de recepción, custodia y entrega de materiales y equipos en la institución.

Tareas Principales:

Recibir y revisar la entrada de mercancías y equipos diversos al almacén, y verificar que los mismos correspondan a las cantidades y especificaciones de las órdenes de compra o conduce.

Llevar el control de entrada y salida de mercancías y materiales conforme a los registros y procedimientos establecidos.

El control y registro de los materiales de cocina, limpieza y comestibles.

Cargar y descargar materiales, equipos y mobiliarios.

Despachar los pedidos de materiales solicitados por las diferentes unidades de la Institución.

Clasificar, organizar y almacenar las mercancías y equipos en los anaqueles según sistema establecido.

Participar en la realización de inventarios físicos de las existencias en almacén.

Archivar y controlar copias de pedidos de materiales, facturas y otros, según se le solicite.

Elaborar solicitud de compras, completando toda la documentación necesaria para la misma.

Llevar un control y organización de la documentación generada en el cumplimiento de sus funciones.

Mantener limpia el área de almacén, y el de carga y descarga; velar por el buen estado y conservación de los accesorios utilizados para la seguridad de la carga.

Mantener los almacenes bajo su custodia limpios y organizados.

Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Nombre: Eduardo Jose Pimentel

Puesto: Encargado Sección de Almacen y Suministro

Teléfono: 809-567-5049

Sección de Transportación

Propósito del puesto:

Supervisar y controlar la distribución, uso y mantenimiento de los vehículos de motor de la institución.

Principales Tareas:

Supervisar el cumplimiento de las normas y controles sobre el uso y mantenimiento de los vehículos.

Asignar a los choferes las rutas y vehículos correspondientes, según programación elaborada.