Atribuciones y funciones Dirección Administrativa

División de Adquisiciones

✔ Recibir las solicitudes de compras, las comparará con el PACC, elaborará solicitudes de compras de acuerdo con el PACC y necesidades de la institución, y las asignará a la analista que corresponde según el tipo de compras.

✔ Revisar los términos de presentación de propuestas de compras de menor cuantía.

✔ Recibir, clasificar y tramitar órdenes de compras de materiales y equipos de oficina.

✔ Custodiar las cotizaciones de los diferentes proveedores en los procesos de menor cuantía.

✔ Elaborar cuadros comparativos de los oferentes de compras de menor cuantía de Compras verificando que cumpla con la normativa vigente.

✔ Recibir y analizar las cotizaciones ofertadas, para determinar la más adecuada a los intereses institucionales.

✔ Generar las Órdenes de Compras en el Sistema y llevar a autorización.

✔ Preparar la información requerida para transparencia e informes a organismos reguladores.

✔ Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.

✔ Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

División de Documental

Funciones Principales:

✔ Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

✔ Dirigir y supervisar la recepción, organización y registro de documentos que ingresen al área de archivo, de acuerdo con el sistema establecido.

✔ Velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos para el manejo del sistema de archivo.

✔ Supervisar la clasificación, codificación y organización de los documentos recibidos.

✔ Coordinar y supervisar el traslado de documentos hacia el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las normas vigentes.

✔ Supervisar la preparación y uso de cronológicos del material archivado.

✔ Ofrecer informaciones a personas interesadas, previa autorización.

✔ Realizar inventario de los documentos depositados en el archivo.

✔ Velar por el mantenimiento adecuado del archivo de las correspondencias enviadas y recibidas.

✔ Presentar informes de las labores realizadas.

✔ Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas o fines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Departamento de Servicios Generales

Sección de Mantenimiento y Mayordomía

Funciones Principales:

✔ Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

✔ Supervisar las labores de reparación y mantenimiento de equipos y plantas físicas de la institución.

✔ Supervisar los trabajos de carpintería, plomería, electricidad y otros que se realicen en la entidad con proveedores externos.

✔ Tramitar las solicitudes de reparación y mantenimiento en general.

✔ Realizar inventarios de materiales.

✔ Velar por el buen mantenimiento de los equipos y materiales de trabajo.

✔ Realizar solicitudes de materiales y equipos necesarios para el desarrollo de las funciones del área.

✔ Supervisión del trabajo del personal de conserjería.

✔ Coordinar las rutas de los mensajeros de la institución.

✔ Realizar inventarios de infraestructura y mobiliarios de la institución y realizar los mantenimientos preventivos.

✔ Supervisar y/o realizar los trabajos menores de carpintería, plomería, electricidad y otros que se realicen en la entidad.

✔ Presentar informes de las labores realizadas.

✔ Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Sección de Correspondencia

Funciones Principales:

✔ Dirigir, coordinar y supervisar las labores del personal a su cargo.

✔ Coordinar y supervisar la revisión, registro y clasificación de la correspondencia recibida y despachada.

✔ Supervisar el sellado y asiento de la correspondencia certificada, en los libros correspondientes.

✔ Organizar y dirigir las numeraciones y fechados de la correspondencia interna y externa.

✔ Mantener actualizado el registro de la correspondencia recibida y despachada.

✔ Recibir, desglosar y clasificar la correspondencia antes de ser distribuida a las diferentes áreas.

✔ Elaborar resumen del contenido de la correspondencia, documentos y expedientes cursados en la institución.

✔ Revisar todas las comunicaciones y documentos antes de salir de la institución para comprobar que estén debidamente firmadas, selladas y numeradas.

✔ Velar porque el archivo se mantenga organizado de acuerdo con el sistema establecido.

✔ Llevar registro y control de la entrada y salida de documentos archivados.

✔ Suministrar información acerca de los documentos archivados.

✔ Presentar informe de las labores realizadas.

✔ Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Sección de Almacén y Suministro

Funciones Principales:

✔ Recibir y revisar la entrada de mercancías y equipos diversos al almacén, y verificar que los mismos correspondan a las cantidades y especificaciones de las órdenes de compra o conduce.

✔ Llevar el control de entrada y salida de mercancías y materiales conforme a los registros y procedimientos establecidos.

✔ El control y registro de los materiales de cocina, limpieza y comestibles.

✔ Cargar y descargar materiales, equipos y mobiliarios.

✔ Despachar los pedidos de materiales solicitados por las diferentes unidades de la Institución.

✔ Clasificar, organizar y almacenar las mercancías y equipos en los anaqueles según sistema establecido.

✔ Participar en la realización de inventarios físicos de las existencias en almacén.

✔ Archivar y controlar copias de pedidos de materiales, facturas y otros, según se le solicite.

✔ Elaborar solicitud de compras, completando toda la documentación necesaria para la misma.

✔ Llevar un control y organización de la documentación generada en el cumplimiento de sus funciones.

✔ Mantener limpia el área de almacén, y el de carga y descarga; velar por el buen estado y conservación de los accesorios utilizados para la seguridad de la carga.

✔ Mantener los almacenes bajo su custodia limpios y organizados.

✔ Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.

✔ Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.

Sección de Transportación

Funciones Principales:

✔ Supervisar el cumplimiento de las normas y controles sobre el uso y mantenimiento de los vehículos.

✔ Asignar a los choferes las rutas y vehículos correspondientes, según programación elaborada.

✔ Velar por el adecuado mantenimiento preventivo y correctivo de la flotilla vehicular de la institución.

✔ Gestionar el pago a los suplidores responsables de la reparación y mantenimiento de los vehículos.

✔ Realizar otras tareas afines y complementarias conforme a la naturaleza del puesto.