Atribuciones y funciones

Atribuciones y funciones Dirección Administrativa

 

Objetivo General:

Es responsable de dirigir, coordinar y supervisar el área administrativa de la TSS, las áreas de servicios generales y compras de la Institución.

Funciones Principales:

✓ Supervisar y proponer controles de Políticas y Procedimientos en el Área Administrativa, de Compras y Servicios Generales.

✓ Proponer al Ejecutivo proyectos de políticas, normas y procedimientos en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones de la institución.

✓ Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo a su cargo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida.

✓ Detectar posibles problemáticas en las áreas administrativas y proponer alternativas de solución.

✓ Velar por la correcta aplicación de las normas y procedimientos referente a las compras de la institución.

✓ Proponer nuevas políticas y procedimientos en área que dirige.

✓ Analizar y autorizar solicitudes de compras de materiales y equipos.

✓ Velar por el buen estado, mantenimiento y funcionamiento de las áreas físicas, materiales y equipos de la Institución y las áreas comunes del edificio.

✓ Autorizar y revisar los pagos de caja chica del área.

✓ Garantizar la calidad de los servicios de comunicación telefónica, en coordinación con el área de Tecnología de la Información y Comunicación y la empresa proveedora de este servicio.

✓ Supervisar las funciones de compra y servicios generales de la institución.

✓ Determinar las necesidades y prioridades de los artículos solicitados, previa consulta con los Encargados y Director (a) de cada área.

✓ Hacer los Actos Administrativos de Compras y Contrataciones junto con el Encargado(a) de Departamento de Compras y Contrataciones.

✓ Convocar las reuniones y llevar la Agenda del Comité.

✓ Llevar a los miembros del Comité de Compras y Contrataciones el expediente completo para aprobaciones correspondientes.

✓ Participar en la elaboración del Presupuesto Anual y de Compras de la Institución.

✓ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✓ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior  inmediato.

 

La Dirección Administrativa cuenta con una estructura jerárquica a través de la cual realiza sus funciones, que son:

Departamento de Compras y Contrataciones

Division de Adquisiciones

Departamento de Servicios Generales

Sección de Mantenimiento y Mayordomía

Sección de Almacen y Suministro

Sección de Transportación

Sección de Correspondencia

División de Gestión Documental

 

Departamento de Compras y Contrataciones

 

Objetivo General:

Garantizar que las actividades de compra de materiales, servicios, mobiliarios y equipos para la Tesorería de la Seguridad Social cumplan con los requerimientos de la Ley No. 449-06, de Compras y Contrataciones de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones y su Reglamento de aplicación Núm. 543-12.

Funciones Principales:

✓ Elaborar en conjunto con la Dirección Administrativa el plan anual de compras de la institución y velar que los procesos de compra (en cualquiera de sus modalidades) sean divulgados, dando cumplimiento a las normativas.

✓ Dar seguimiento a la carga de los documentos del proceso de compra al Portal de la Dirección General de Compras y Contrataciones y al Portal Institucional.

✓ Revisar los cuadros comparativos con las ofertas de los diferentes proveedores y verificar la organización de los expedientes para su presentación al Comité de Compras y Contrataciones.

✓ Velar que las decisiones del Comité de Compras y Contrataciones sean cumplidas a cabalidad, informando de las mismas a los involucrados.

✓ Asignar número único de compras y cargarlo en el portal de la TSS y la DGCP.

✓ Colaborar en la elaboración de los pliegos de condiciones para las compras que ameriten concurso de precios y/o licitaciones públicas para dar cumplimiento a lo establecido por la ley.

✓ Convocar el Comité de Compras para conocer de aquellas adquisiciones que excedan el límite máximo establecido.

✓ Preparar junto a la Dirección Administrativa las especificaciones técnicas y enviar las convocatorias.

✓ Elaborar actas de recepción de propuestas.

✓ Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.

✓ Mantener actualizado el catálogo de proveedores y precios para compras futuras.

✓ Aplicar correctamente las normas y procedimientos referente a las compras de la institución.

✓ Supervisar las funciones de compra del personal bajo su cargo.

✓ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✓ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior inmediato.

 

Departamento de Servicios Generales

 

Objetivo General:

Gestionar las solicitudes de servicios generales de los departamentos de la Tesorería de la Seguridad Social.

Funciones Principales:

✓ Planificar los servicios generales demandados por las diversas áreas.

✓ Responsable de recibir y tramitar solicitudes de reparación, mantenimiento o servicio de las diferentes áreas de institución.

✓ Supervisar el buen estado, limpieza, seguridad y funcionamiento de las áreas físicas, de los equipos y mobiliario de la institución.

✓ Tramitar las solicitudes de materiales y equipos que requiera la institución.

✓ Dar seguimiento a servicios de reparaciones de equipos, aires acondicionados, teléfonos, etc.

✓ Coordinar y supervisar las labores de transportación, trámite y archivo de correspondencia.

✓ Supervisar el suministro de materiales y equipos de la institución

✓ Llevar a cabo visitas periódicas a las diferentes oficinas de la TSS ubicadas en Unicentro Plaza, Plaza Sambil y el interior del país.

✓ Presentar informes de las labores realizadas.

✓ Cumplir con las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas conlleven, conforme la naturaleza del cargo.

✓ Realizar otras tareas conforme a lo asignado por su superior inmediato.

 

Contacto:

Nombre: Marina Fiallo

Email: [email protected]

Puesto: Director (a) Administrativo (a)

Teléfono: 809-567-5049

Extensión: 3025